Welke documenten mag u in 2023 vernietigen?

U wilt graag eens schoon schip maken in uw archief. Welke documenten en voor welke jaren mag u dan vernietigen? En welke papieren dient u bij te houden in 2023 indien u controle zou krijgen?

Voor wat betreft belastingen en BTW dient u volgende documenten te bewaren:

• Boekhoudkundige documenten (bv. jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris, ed.)
• Contracten, bestelbonnen, leveringsbonnen, briefwisseling, aandelenregister, ed.)
• Dossiers mbt. analyses, programma’s en beheer van informaticasystemen die u voor de boekhouding gebruikt.

Voorgaande documenten mogen zowel digitaal, op papier of in een combinatie van beide worden bewaard.

U dient uw boekhouding bij te houden op de zetel van uw vennootschap. Indien uw boekhouding tijdelijk bij uw boekhouder zou liggen voor verwerking is dit uiteraard geen probleem maar permanent uw boekhouding (of een deel ervan) ergens anders bewaren mag niet (parl. vr. nr. 27, 11.07.1995).

Digitale documenten mag u ook ‘in de cloud’ bewaren mits u hiervoor in België een gewaarborgde toegang voor heeft.

Nog niet zo lang geleden moest alles voor zowel belastingen als BTW tot het verstrijken van het zevende jaar of het boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk bijgehouden worden. Onlangs werd deze bewaartermijn echter verlengd tot 10 jaar (wet van 20.11.2022, BS 30.11.2022). Deze tienjarige termijn geldt ten vroegste voor de boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023 en erna. Indien uw boekjaar gelijk loopt met het kalenderjaar dan is dit aldus uw boekhouding van 2022 (01.01.2022-31.12.2022).

Voor wat betreft BTW geldt dit voor de facturen die opeisbaar zijn vanaf 01.01.2023. Dit wil zeggen dat voor boekjaren verbonden met aanslagjaar 2022 (en vroeger) de bewaartermijn dus wel nog 7 jaar blijft.

Er zijn drie uitzonderingen voor wat betreft stukken en/of facturen die langer dan 7 of 10 jaar moeten worden bewaard nl.:

• Alle documenten i.v.m.  onroerende goederen. Deze dient u 15 of zelfs 25 jaar bij te houden (optie verhuren met BTW). Dit aangezien de BTW die werd afgetrokken op onroerende goederen gedurende 15 jaar en sinds 01.01.2019 ook gedurende 25 jaar herzien kan worden.
• Facturen met betrekking tot investeringen moeten tot 7 of 10 jaar na het jaar van de laatste afschrijving bewaard worden.
• Indien u in een aangifte een fiscaal overgedragen verlies in mindering heeft gebracht moet u de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voor deed bijhouden en dit ongeacht hoe lang dit ook geleden zou zijn. Voorgaande dient te worden bijgehouden zolang de aangifte waarin u het verlies in aftrek nam nog gecontroleerd kan worden.

Wat betreft de bewaarplicht moet u in principe 7 of 10 jaar tellen vanaf de eerste dag van het (boek)jaar na dat waarin de boekhouding werd afgesloten of de stukken opgesteld zijn. Hierop bestaan echter ook twee uitzonderingen:

• Voor documenten die betrekking hebben op uw informaticasystemen begint de termijn pas te lopen op de eerste dag van het boekjaar na dat waarin u die systemen voor de laatste keer gebruikt heeft.
• Voor de tabel van de bedrijfsmiddelen moet u tellen vanaf 1 januari van het jaar na het verstrijken van de herzieningstermijn van 5, 15 of 25 jaar (art. 11, §5 KB/Btw nr. 3)

Voor het jaar 2023 betekent dit dat de facturen van investeringen die laatst afgeschreven werden in 2015 dus mogen worden weggegooid.

De boekhouding van een verliesjaar mag pas vernietigd worden als het jaar waarin u het verlies in aftrek nam niet meer kan gecontroleerd worden.

Eveneens mag u niets weggooien van jaren waarvoor u nog een bezwaar heeft lopen. Verder mag u alles van voor 2016 vernietigen.  

Eigenlijk mag u alles van voor 2016 vernietigen mits u rekening houdt met de twee volgende uitzonderingen:

• Investeringsfacturen tot 7 jaar na de laatste afschrijvingen dient u bij te houden
• De boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies moet worden bewaard zolang de aangifte waarin u het verlies in aftrek nam nog gecontroleerd kan worden.