Heb ik nog een dagontvangstenboek nodig als ik een kasregister heb?
Om in regel te zijn voor de BTW dient u in het bezit te zijn van een dagontvangstenboek. Echter, indien u over een elektronisch kasregister beschikt dient u onder bepaalde voorwaarden niet aan deze verplichting te voldoen.
Een dagontvangstenboek is verplicht indien u contante verkopen aan particulieren verricht waarvoor een factuur niet verplicht is. Let wel, contante verkopen zijn niet enkel verkopen die cash betaald worden maar ook verkopen zonder factuur die betaald worden met een bankkaart.
Een weetje: het is niet verplicht over een dagontvangstenboek te beschikken als u een BTW-forfait toepast of als u gebruik maakt van een geregistreerd kassasysteem (GKS).
U kunt vrij beslissen of u het dagontvangstenboek elektronisch of op papier wenst bij te houden. Hou er wel rekening mee dat een papieren boek niet losbladig mag zijn en indien u kiest voor een elektronisch dagontvangstenboek dit moet beantwoorden aan technische voorschriften om de onomkeerbaarheid van de inschrijvingen te garanderen. De technische voorwaarden hieromtrent werden door de BTW toegelicht in een circulaire (circ. °2020/C/20, 27.01.2020).
De BTW heeft enige tijd geleden aanvaard dat een kasregister onder bepaalde voorwaarden gelijkgesteld kan worden met een dagontvangstenboek (beslissing °E.T.°124.772, 20.10.2014). Onlangs is dit administratief standpunt met enkele aanpassingen in de wet opgenomen (KB°13.12.2022, BS°20.12.2022).
Indien u voor een elektronisch kasregister kiest is de vorm niet van belang. Dit kan een computer of terminal met kassasoftware, of gelijk wel ander gelijkaardig apparaat zijn.
Voor wat betreft de inhoud van het kasregister moet u aan het einde van iedere dagelijkse openingsperiode één of meerdere financiële rapporten genereren. Die rapporten moeten o.a: volgende gegevens bevatten: totalen van de verkopen van de betreffende dag (eventueel uitgesplitst per BTW-tarief), de identificatie van de kassa, het exacte tijdstip waarop het rapport gegenereerd werd, etc. Aan het einde van elke aangifte-periode dient daarenboven ook een overzicht te worden gemaakt (per tarief) van het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en van de overeenkomstige BTW van die betreffende periode.
Enkel als u aan al uw klanten een kasticket overhandigt wordt het kasregister als dagontvangstenboek aanvaard. Dit is dus verplicht. U kunt evenwel zelf kiezen of u de kastickets in papieren of elektronische vorm aflevert.
Opgepast: indien uw onderneming verplicht is om met een geregistreerd kassasysteem (GKS) te werken kunt u niet vrij kiezen voor louter elektronische tickets. In voorgaand geval dient u uw tickets dus wèl op papier af te geven. Dit geldt eveneens voor de ontvangstbewijzen die hotels en carwashexploitanten moeten uitreiken.
Indien uw voorkeur naar elektronische aflevering gaat mag u zelf beslissen welke methode u hiervoor gebruikt. Dit kan een ticket via e-mail of een beveiligd platform zijn of een QR-code. Andere manieren zijn eventueel ook mogelijk.
Volgende gegevens dienen op het kasticket te worden vermeld: datum uitgifte, volgnummer, digitale handtekening, etc.
Ingeval u een elektronisch kasregister heeft dat dagelijks financiële rapporten aanmaakt en u een kasticket afgeeft aan uw cliënteel voor alle verrichtingen hoeft u geen afzonderlijk dagontvangstenboek meer bij te houden. Er is evenwel een minimale inhoud voorgeschreven voor zowel de financiële rapporten als de kastickets die u aflevert.