Aftrekbaarheid restaurant- en autokosten

Wat moet je kunnen bewijzen?

Bij een belastingcontrole wordt meestal veel aandacht besteed aan restaurant- en autokosten die uw vennootschap ten laste neemt. Wat moet u precies kunnen bewijzen voor de aftrek en wat met forfaitaire dag- en kilometervergoedingen?

Restaurantkosten

Ten eerste moet u de werkelijkheid kunnen bewijzen. Dat doet u in principe met het btw ticket die afgeleverd werd door een geregistreerd kassasysteem en/of een bewijs van betaling.

Wanneer het restaurant u geen btw ticket kan geven uit het kassasysteem, moet u een btw bonnetje krijgen zoals vroeger. Maar, de controleur kan de aftrek niet weigeren omdat u geen btw ticket kunt voorleggen. De werkelijkheid van de kosten worden ook aangetoond met enkel het bankrekeninguittreksel of de afrekening van uw kredietkaart.

Tip: noteer in uw agenda of op de achterzijde van het ticket met wie u aan tafel heeft gezeten. Op die manier kan u de controleur eenvoudig de nodige uitleg geven bij een controle die bv. 2 jaar later plaatsvindt.

Autokosten

Meestal is het bewijs van autokosten doorgaans geen probleem omdat ze gefactureerd worden en via overschrijving betaald worden. Normaal gezien is er geen discussie met de Belastingen over de omvang van het beroepsgebruik van de auto, omdat die niet van belang is voor de aftrekbaarheid van de kosten of de grootte van het voordeel alle aard te bepalen.

Maar: voor de btw recuperatie moet u de omvang van het professionele gebruik van de wagen wel kunnen aantonen met een rittenadministratie. Tenminste als u niet kiest voor een forfaitaire bepaling van het privégebruik op 65% of op 6000 km plus woon-werkkilometers.

Voor de brandstofkosten is een factuur niet noodzakelijk, tickets en/of betalingsbewijs van bank- of kredietkaart volstaat. Voor de recuperatie van de btw (tot max. 50%) zijn wel facturen vereist!

Dag- en kilometervergoedingen

Als uw vennootschap de kosten van verplaatsingen die u of uw medewerker privé heeft betaald, forfaitair terugbetaald, moet u daar geen bewijsstukken zoals facturen of kastickets van voorleggen. Dit wil echter niet zeggen dat u voor de aftrek van de dag- en kilometervergoedingen niets hoef te bewijzen.

Voor de dagvergoeding moet u een verplaatsing van minstens zes uur kunnen aantonen en voor een kilometervergoeding het aantal afgelegde kilometers met een privéauto. U moet ook kunnen bewijzen dat het om werkverplaatsingen ging voor de vennootschap.  Je kan deze gegevens overzichtelijk houden in bv. een spreadsheet. Zo kan je bij een controle deze gegevens voorleggen.